Datadeletion

Beleid voor Gegevenswissing (User Data Deletion Policy)

Versie: 1.0 Inwerkingtreding: 12 juni 2025 Eigenaar: Data Protection Officer (DPO) IntercomDirect B.V. Laatste herziening: 12 juni 2025

1. Doel

Dit beleid beschrijft hoe IntercomDirect B.V. (“IntercomDirect”, “wij”, “ons”) persoonsgegevens wist, vernietigt of anonimiseert in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), de Uitvoeringswet AVG (UAVG) en overige Nederlandse wet‑ en regelgeving. Het beleid is tevens afgestemd op de WhatsApp Business API‑richtlijnen van Meta en de integratie met Odoo ERP.

2. Reikwijdte

Dit beleid geldt voor:

alle persoonsgegevens van klanten, prospects, leveranciers en eindgebruikers die door IntercomDirect worden verwerkt;
alle verwerkingssystemen (cloud, on‑premise, mobiele apps) waaronder Odoo, WhatsApp Business API en ondersteunende logs;
alle medewerkers, ingehuurde krachten en externe verwerkers die namens ons persoonsgegevens verwerken.

3. Wettelijk Kader

Wet/Regelgeving Relevante Artikelen Kernvereiste AVG/ GDPR 5(1)(e), 17 Opslagbeperking & Recht op vergetelheid UAVG art. 12‑16 Nationale specifieke uitwerking Telecommunicatiewet art. 11.7a Verwijderen verkeers‑/locatiegegevens Besluit basis‑registratie personen diverse Verplichte bewaartermijnen Fiscale bewaarplicht art. 52 AWR (7 jaar) Uitzondering op wissen

4. Definities

Persoonsgegevens – alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
Gegevenswissing – fysiek verwijderen of onherstelbaar anonimiseren van persoonsgegevens.
Verwerkingsverantwoordelijke – IntercomDirect B.V.
Verwerker – Externe partijen die verwerken namens IntercomDirect (bijv. Odoo S.A., Meta Platforms Ireland Ltd.).

5. Principes voor Bewaring & Wissing

Minimale Bewaartermijn – Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk voor het doel van verwerking of wettelijke verplichting.
Secundaire Doeleinden Verboden – Hergebruik van data voor onverenigbare doeleinden is verboden.
Standaardverwijdering (“Privacy by Default”) – Elke database heeft een automatische verwijder‑ of anonimiseerjob.
Audit‑trail – Elk wisverzoek wordt gelogd. Logs bevatten geen inhoudelijke data, enkel referenties.

6. Bewaartermijnen (overzicht)

Datacategorie Systeem Bewaartermijn Grondslag WhatsApp‑berichten (content & metadata) WhatsApp Business API / Odoo 30 dagen Klantondersteuning, Art. 6(1)(b) AVG Klantcontactgegevens (naam, tel, e‑mail) CRM (Odoo) 24 maanden na laatste interactie Gerechtvaardigd belang, marketing Facturen & financiële administratie Odoo Finance 7 jaar Art. 52 AWR Diagnostische logs (server, API) AWS & lokale servers 12 maanden IT‑beveiliging, Art. 6(1)(f) AVG Back‑ups versleutelde opslag 30 dagen rolling Disaster‑recovery Camerabeelden (intercomsystemen) NVR 72 uur Art. 6(1)(f) AVG, proportionaliteit

NB: Back‑ups worden bij verwijderverzoeken buiten de reguliere retentie om tijdens de eerstvolgende restore‑cyclus overschreven of geanonimiseerd.

7. Verzoeken om Gegevensverwijdering

Indiening – Via info@intercomdirect.nl of via het webformulier “Gegevens verwijderen” op Privacy Policy | Betrouwbare Intercomoplossingen in Nederland.
Identiteitscontrole – Wij vragen om (i) e‑mailverificatie en (ii) aanvullende bevestiging (<= 1 MB ID‑scan, onleesbare BSN).
Bevestiging ontvangst – Binnen 5 werkdagen.
Afhandelingstermijn – Voltooid binnen 30 kalenderdagen. Bij complexiteit: verlenging met max. 30 dagen (art. 12(3) AVG); klant wordt geïnformeerd.
Communicatie – Bevestiging van verwijdering met datum/logreferentie; motivering als data (gedeeltelijk) niet kan worden verwijderd.

8. Interne Procedure voor Wissing

Ticket aanmaken in het DPO‑portaal (ServiceNow).
Data‑mapping – Locate → Isolate → Mark for Deletion.
Automated Jobs – Trigger odoo_cleaner.py en wa_purge.sh voor relevante records.
Cryptografische Wisbevinding – On‑disk AES‑256 keys worden gewist (crypto‑erase).
Controle & Sign‑off – DPO + IT‑Security Lead.
Auditlog archiveren (hash, timestamp, geen content).

9. Uitzonderingen & Beperkingen

Scenario Reden voor uitstel of weigering Wettelijke fiscale bewaarplicht 7 jaar factuurgegevens Lopende juridische claim Tot afronding procedure Noodzakelijke bewaarplicht tbv. witwas‑/fraudewetgeving Wwft en Sanctiewet

Indien een uitzondering van toepassing is, worden gegevens geblokkeerd (read‑only) en enkel vrijgegeven onder strikte toegangscontrole.

10. Beveiligingsmaatregelen bij Wissing

Versleutelde opslag (AES‑256, TLS 1.3 in transit).
NIST SP 800‑88 compliant wipe voor fysieke media.
Key Management via AWS KMS en on‑prem HSM.
4‑ogenprincipe voor elke wisactie.
Pen‑tests & Red‑team oefeningen minimaal jaarlijks.

11. Verantwoordelijkheden

Rol Verantwoordelijkheid DPO Beleidseigenaar, toetsing AVG, rapportage AP IT‑Security Lead Technische uitvoering wissing Applicatie‑beheer Odoo Script‑onderhoud en logging Support Team Eerste aanspreekpunt verzoeken Externe verwerkers Conform verwerkersovereenkomsten

12. Datalekken & Incidenten

Bij een datalek met (reeds te wissen) data wordt direct de procedure Incident Response gevolgd, inclusief melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur indien vereist.

13. Verwerking door Derden

IntercomDirect heeft met alle sub‑verwerkers (Odoo S.A., Meta Platforms, AWS EMEA) verwerkersovereenkomsten met standaardcontractuele clausules (SCC’s). Regelmatige audits verifiëren naleving van dit beleid.

14. Publicatie & Onderhoud

Dit beleid is publiek beschikbaar op https://www.intercomdirect.nl/datadeletion. Versiebeheer wordt bijgehouden in Confluence. Evaluatie minimaal jaarlijks of eerder bij relevante wet‑/regelwijzigingen.